Dokumenty a vnitřní pravidla spolku
Power of Kindness z. s. postupně zavádí systém řízené dokumentace, jehož cílem je zajistit dohledatelnost rozhodnutí, platných verzí dokumentů, způsobu jejich schválení, odpovědnosti jednotlivých osob a návaznosti na smlouvy, dary, reporty a další činnost spolku.
Dokumenty jsou označovány jednoznačnými interními identifikátory a evidovány v interním systému. Některé dokumenty jsou veřejně dostupné, jiné jsou interní nebo obsahují důvěrné informace a nejsou určeny k veřejnému zveřejnění.
Zakladatelské a rejstříkové dokumenty
Stanovy spolku
Zápis z ustavující schůze
Schválené řízené dokumenty
POK-SMD-20260610-001 – Směrnice řízené dokumentace
Směrnice upravuje tvorbu, evidenci, schvalování, ukládání, archivaci a používání dokumentů spolku.
POK-PKI-20260611-001 – Směrnice správy certifikátů, kryptografických klíčů, elektronických podpisů a pečetí
Směrnice stanovuje pravidla pro provoz interní certifikační infrastruktury, ochranu kryptografických klíčů, vydávání a evidenci certifikátů, elektronické podpisy, pečeti a časová razítka.
Dokumenty v přípravě
Spolek připravuje zejména:
- etický kodex,
- finanční směrnici a pravidla použití darů,
- pravidla střetu zájmů,
- pravidla transparentnosti, reportování a důkazních podkladů,
- pravidla práce s fotografiemi, videem a veřejnými výstupy,
- pravidla pro dary, potvrzení, storna a chybné platby,
- pravidla platební infrastruktury a zahraničních převodů,
- jednací řád a pravidla elektronického hlasování,
- bezpečnostní pravidla,
- pravidla přístupů, rolí a práce se SharePointem,
- spisová, archivační a retenční pravidla,
- smluvní a darovací vzory.
Plánovanému dokumentu je úplný interní identifikátor přidělen až při jeho formálním založení v evidenci.
Pravidelné výstupy
Spolek bude podle příslušných období zpracovávat zejména:
- výroční zprávy,
- účetní závěrky a finanční výkazy,
- reporty poskytnuté pomoci,
- zápisy z členských schůzí a související usnesení.
Elektronické ověřování
Spolek provozuje vlastní interní certifikační infrastrukturu určenou k elektronickému ověřování dokumentů, aplikací a souvisejících služeb.
Veřejný kořenový certifikát Power of Kindness Root CA a návod k jeho ověření jsou dostupné na samostatné stránce. Instalace certifikátu není nutná pro běžné používání webových stránek spolku.
Dostupnost dokumentů
Některé dokumenty mohou být zveřejněny v plném znění. Dokumenty obsahující osobní údaje, bezpečnostní informace, smluvní ujednání nebo jiné důvěrné informace nemusí být veřejně dostupné.
V odůvodněných případech může být poskytnuta veřejná, anonymizovaná nebo zkrácená verze dokumentu, případně informace o jeho existenci a účelu.
Veřejný seznam je informačním přehledem. Hlavním zdrojem pravdy zůstává interní evidence a finální dokument uložený v určeném úložišti spolku.
Jazykové verze
Primárním a rozhodujícím jazykem dokumentace spolku je český jazyk. Vybrané dokumenty mohou být pro informační účely přeloženy zejména do ukrajinštiny nebo angličtiny.
V případě rozdílu mezi jazykovými verzemi je rozhodující české znění dokumentu, pokud u konkrétního dokumentu není výslovně stanoveno jinak.